Politique de gestion contractuelle

Suite à l’adoption de la Loi modifiant diverses dispositions législatives concernant principalement le processus d’attribution des contrats des organismes municipaux, la Municipalité des Coteaux met en place une politique de gestion contractuelle conformément à l’article 938.1.2 du Code municipal. Les dispositions du Code municipal relatives à l’adjudication de contrats pour la fourniture de matériel et de services seront appliquées et auront préséance sur la présente politique de gestion.

La politique de gestion contractuelle vise à assurer une saine concurrence entre les personnes voulant contracter avec la municipalité. Elle traite de sept mesures spécifiques :

  1. Visant à assurer que tout soumissionnaire n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.
  2. Favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres.
  3. Visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.
  4. Ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.
  5. Ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts.
  6. Ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.
  7. Visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

 

LES MESURES DE MAINTIEN D’UNE SAINE CONCURRENCE

  1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.

    Le conseil délègue au directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent.

    Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres.

    Tout membre du conseil, tout employé de la municipalité et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.

    Un responsable en octroi de contrats doit être nommé, pour chaque appel d’offres, afin de pouvoir fournir les informations administratives et techniques concernant toute procédure d’appel d’offres aux soumissionnaires potentiels.

    Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable.

    Tout appel d’offres doit prévoir que le soumissionnaire doit, pour tout renseignement, s’adresser uniquement au responsable en octroi de contrats dont les coordonnées apparaissent à l’appel d’offres.

    Tout soumissionnaire doit affirmer solennellement, par un écrit qu’il doit joindre à sa soumission, que ni lui, ni aucun collaborateur ou employé n’a communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection, autre que le responsable en octroi de contrats, dans le but de l’influencer ou d’obtenir des renseignements relativement à l’appel d’offres. Le défaut de produire cette affirmation solennelle a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

  2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le trucage des offres.

    Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.

    Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.

    Insérer dans tout document d’appel d’offres une mesure relative aux pratiques anticoncurrentielles. La mesure est ce qui suit :

    « Le fournisseur, du seul fait du dépôt de sa soumission, déclare ne pas avoir, dans le contexte du présent appel d’offres, agi à l’encontre de la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-34), laquelle stipule notamment que constitue un acte criminel le fait de participer à un trucage des soumissions, à savoir :

    • L’accord ou arrangement entre plusieurs personnes par lequel au moins l’une d’elles consent ou s’engage à ne pas présenter de soumission en réponse à un appel d’offres;
    • La présentation de soumissions qui sont le fruit d’un accord ou arrangement entre plusieurs soumissionnaires.

    Le fournisseur déclare, en conséquence, qu’il n’y a pas eu, en contravention de la Loi précitée, de communication, d’entente ou d’arrangement avec un concurrent relativement aux prix, à la décision de présenter ou de ne pas présenter une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres.

    Le trucage des soumissions est une pratique commerciale illégale suivant la Loi fédérale sur la concurrence (L.R., 1985, ch. C-.34). Il s’agit en soi d’une forme de fixation des prix. Quiconque participe à un trucage de soumissions commet un acte criminel et encourt, sur déclaration de culpabilité, l’amende que le tribunal estime indiquée et un emprisonnement maximal de quatorze (14) ans, ou l’une de ces peines. »

  3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (chapitre T-11.011) et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi.

    Tout membre du conseil ou tout employé s’assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat que celle-ci s’est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.

    Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que lui et chacun de ses représentants, ont respecté la loi sur le lobbyisme en rapport avec cet appel d’offres. Le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

    Une déclaration dans laquelle le cocontractant ou le soumissionnaire affirme solennellement que si des communications d’influence ont eu lieu pour l’obtention du contrat, elles l’ont été conformément à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme. Tout appel d’offres doit prévoir que le défaut de produire cette déclaration a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission

    Une clause permettant à l’organisme municipal, en cas de non respect de la Loi ou du Code, de résilier le contrat si le non respect est découvert après l’attribution du contrat et ce, pour autant que le manquement soit lié à des événements directement liés à un contrat ou un appel d’offres de l’organisme municipal concerné.

  4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

    La municipalité doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation de 3 entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitées ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.

    Exiger dans les documents d’appel d’offres un engagement solennel du soumissionnaire à l’effet que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption. Le défaut de produire cet engagement solennel a pour effet d’entraîner le rejet de la soumission.

  5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts.

    Toute personne ayant participé à l’élaboration d’un appel d’offres ou impliquée dans toute autre étape précédant l’adjudication du contrat, notamment le secrétaire et les membres du comité de sélection, doit déclarer par écrit, dans les 10 jours qui suivent la date de l’ouverture des soumissions, tout lien d’affaire qu’elle possède avec un soumissionnaire.

    Toute personne participant à l’élaboration d’un appel d’offres ainsi que le secrétaire et les membres du comité de sélection doivent compléter un formulaire d’absence d’empêchement et y déclarer toute situation de conflit d’intérêts potentiel.

    Aucune personne en conflit d’intérêts ne peut participer à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat.

  6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demandes de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte.

    Ne pas divulguer le nom des membres du comité de sélection avant que l’évaluation des offres ne soit entièrement complétée.

    Établir un mécanisme de dénonciation des pratiques douteuses, des fraudes et du gaspillage accessible aux citoyens, aux employés et aux fournisseurs.

  7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat.

    Toute directive de changement doit obligatoirement être autorisée par le directeur général de la municipalité en plus de l’ingénieur ou du consultant responsable du contrat. Le directeur pourra autoriser des directives de changements pour un maximum de 10% du coût du contrat. Tout dépassement du 10% devra être autorisé par une résolution du conseil.

    Tout appel d’offres doit prévoir que toute soumission présentée par un entrepreneur ou un fournisseur reconnu coupable de corruption dans le cadre du processus d’adjudication d’un contrat municipal doit être rejetée, lorsqu’elle est présentée dans les cinq années qui suivent la condamnation.

    Tout fournisseur reconnu coupable de trafic d’influence, dans le cadre d’un processus d’attribution de contrat municipal, ne peut être inscrit au fichier des fournisseurs de l’organisme municipal, et ce, pour une période de cinq ans suivant sa condamnation.

    Le 21 décembre 2010