L’adjudication d’un contrat par le Conseil municipal est un processus qui est régi par le Code municipal. Le processus d’adjudication se divise en trois catégories selon le montant de la dépense prévue.
Gré à gré
Ces contrats peuvent être adjugés sans aucune formalité d’appel d’offres ou de publication. La Municipalité se doit, malgré tout, de faire preuve de diligence et de souci de l’intérêt des contribuables dans l’adjudication de ces contrats.
Sur invitation
Ces contrats doivent faire l’objet d’une demande de soumission par voie écrite à au moins deux entrepreneurs ou fournisseurs, selon le cas. Ces appels d’offres doivent prévoir un délai de réception des soumissions minimum de huit (8) jours.
Appel d’offres public
Ces contrats doivent faire l’objet d’une demande de soumission publique faite par annonce sur le système électronique d’affichage des appels d’offres (SEAO) approuvé par le gouvernement du Québec. Ces appels d’offres doivent prévoir un délai de réception des soumissions minimum de quinze (15) jours.
Les contrats sujets aux appels d’offres sur invitation et publics sont les suivants :
- Contrat d’assurance;
- Contrat pour l’exécution de travaux;
- Contrat pour la fourniture de matériels ou de matériaux;
- Contrat pour la fourniture de services autres que professionnels.
Les contrats pour la fourniture de services professionnels qui comportent une dépense de 100 000 $ ou plus sont soumis à un système d’évaluation et de pondération des offres. Ce système prévoit une évaluation de la soumission selon une pondération de points attribués en fonction de différents critères prédéterminés par le Conseil.
Pour les besoins d’une évaluation objective et impartiale, la soumission doit être présentée dans une enveloppe différente de la formule de prix. Ainsi, seules les formules de prix des soumissions ayant obtenu un pointage supérieur ou égal à 70 % sont ouvertes et étudiées.
Les contrats pour la fourniture de services professionnels comportant une dépense entre 25 000 $ et 99 999 $ sont soumis à la procédure de l’appel d’offres sur invitation.
Dans tous les cas, le Conseil municipal n’est pas tenu d’adjuger le contrat au plus bas soumissionnaire et peut refuser toutes soumissions présentées dans les cas qu’il détermine.
Afin de respecter les obligations en matière de gestion contractuelle demandées par le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation, les organisations doivent publier au moyen du Système électronique d’appel d’offres (SEAO), la liste des contrats qu’elles accordent et qui comportent une dépense d’au moins 25 000 $.
Dépôt de plaintes dans le cas de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat
Une municipalité doit se doter d’une procédure portant sur la réception et l’examen des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication d’un contrat à la suite d’une demande de soumissions publiques ou de l’attribution d’un contrat de gré à gré avec un fournisseur unique comportant une dépense égale ou supérieure au seuil minimal de demande de soumissions publique.
La présente procédure vise à assurer un traitement équitable des plaintes formulées auprès de la Municipalité des Coteaux dans le cadre d’un processus d’adjudication ou d’attribution d’un contrat visé.
Les plaintes doivent obligatoirement être déposées à l’aide du formulaire officiel de l’Autorité des marchés publics, puis transmises par voie électronique à reception@les-coteaux.qc.ca .
